Informationen zur Datenverarbeitung gem. Art. 13 DS-GVO (Stand: 25.05.2018)

Mit den nachfolgenden Informationen gibt Ihnen der Ingenieurtechnische Verband für Altlastenmanagement und Flächenrecycling e.V. (ITVA) – nachfolgend ITVA –einen Überblick über die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten als Mitglied, SpenderIn, InteressentIn oder GeschäftspartnerIn gemäß Art. 13 DS-GVO.

1        Name und Kontaktdaten des Verantwortlichen

Ingenieurtechnischer Verband für Altlastenmanagement und Flächenrecycling e.V. (ITVA)
Invalidenstr.34, 10115 Berlin
Tel.: 030 / 4863 8280, Fax: 030 / 4863 8282
E-Mail: info(at)itv-altlasten.de

Vertretungsberechtigter Vorstand gem. § 26 BGB:
Prof. Dipl.-Ing. Harald Burmeier, Dr. Thomas Gerhold, Dr. Michael Altenbockum, Dipl.-Ing. Birgit Schmitt-Biegel

2        Zwecke und Rechtsgrundlage der Verarbeitung

Der ITVA verarbeitet Ihre personenbezogenen Daten auf der Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. a) DS-GVO (Einwilligung der betrof­fenen Person), Art. 6 Abs. 1 lit. b) DS-GVO (Erfüllung des Mitgliedsvertrags/Satzung, Geschäftsvertrags), Art. 6 Abs. 1 lit. c) DS-GVO (Erfüllung einer rechtlichen Verpflichtung, der der Verantwortliche unterliegt), Art. 6 Abs. 1 lit. f) DS-GVO (Wahrung berechtiger Interessen des Vereins). In seltenen Fällen kann die Verarbeitung von personenbezogenen Daten erforderlich wer­den, um lebenswichtige Interessen der betroffenen Person oder einer anderen natürlichen Person zu schützen. Dann beruht die Verarbeitung auf Art. 6 Abs. 1 lit. d) DS-GVO (Schutz lebenswichtiger Interessen der betroffenen Person oder einer anderen natürlichen Person).

2.1   Zum Zweck der Mitgliederverwaltung werden Daten verarbeitet:

  • Ordentliche Mitglieder: Name, Vorname, Titel/Akad. Grad, Geburtsdatum, Anschrift, ggf. c/o, ggf. abweichende Korrespon­denzanschrift, ggf. zusätzliche Rechungsadresse (falls abweichend), Telefonnummer (Festnetz und/oder Mobilnummer), Telefaxnummer, gültige E-Mail-Adresse, Beruf, Eintrittsdatum, Austrittsdatum, Kategorie der Mitglied­schaft, Höhe des Mitgliedsbeitrags
  • Außerordentliche Mitglieder: Firmierung, ggf. auch bestehend aus Name, Vorname, Titel/Akad. Grad, Anschrift, ggf. abwei­chende Korrespondenzanschrift, ggf. zusätzliche Rechungsadresse (falls abweichend), Telefonnummer (Festnetz und/oder Mobilnummer), Telefaxnummer, E-Mail-Adresse, Homepage, Branche, AnsprechpartnerIn im Unternehmen mit Name, Vorname, Ti­tel/Akad. Grad, Funktion, Kontaktdaten (Telefon/Mobilnummer, E-Mail-Adresse), Eintrittsdatum, Austrittsdatum, Katego­rie der Mitgliedschaft, Höhe des Mitgliedsbeitrags

Die Erhebung der vorgenannten personenbezogenen Daten erfolgt, um Sie als Mitglied identifizieren zu können, zur Durchfüh­rung vorvertraglicher Maßnahmen, die auf Ihre Anfrage erfolgen, für die Erfüllung der gegenseitigen Verpflichtungen aus dem Mitgliedsverhältnis, zur Korrespondenz mit Ihnen, zur Rechnungsstellung und zur Durchführung der Finanzbuchhaltung, zur Gel­tendmachung sowie zur Abwehr etwaiger Ansprüche aus dem Mitgliedsverhältnis.

Die Rechtsgrundlage hierfür ist Art. 6 Abs. 1 lit. b) DS-GVO.

2.2   Zum Zweck der Beitragsverwaltung wird die Bankverbindung verarbeitet (soweit SEPA-Lastschriftmandat erteilt wird).

Die Rechtsgrundlage hierfür ist Art. 6 Abs. 1 lit. b) DS-GVO.

2.3  Zum Zweck der Durchführung satzungsgemäßer Veranstaltungen werden Titel, Vorname, Nachname, Firma, Teilneh­merInnenanschrift, ggf. zusätzliche Rechnungsanschrift (falls abweichend), Telefonnummer (Festnetz und/oder Mobil­funk), Telefaxnummer, gültige E-Mail-Adresse, Ihre IP-Adresse (bei Kontaktaufnahme über unser Kontaktformular auf der Homepage oder über E-Mail) verarbeitet.

Die Erhebung der vorgenannten personenbezogenen Daten erfolgt, um Sie als TeilnehmerIn der Veranstaltung identifizieren zu können, - zur Durchführung vorvertraglicher Maßnahmen, die auf Ihre Anfrage erfolgen, für die Erfüllung der gegenseitigen Ver­pflichtungen aus dem Vertragsverhältnis, zur Korrespondenz mit Ihnen, zur Rechnungsstellung und zur Durchführung der Finanz­buchhaltung, zur Geltendmachung sowie zur Abwehr etwaiger Ansprüche aus dem Vertragsverhältnis.

Die Rechtsgrundlage hierfür ist Art. 6 Abs. 1 lit. b) DS-GVO.

2.4  Zum Zweck des Informationsaustauschs und der fachlichen Zusammenarbeit werden vom ITVA– auch seinen Fachaus­schüssen, Arbeits­kreisen und Regionalgruppen –ver­einsrelevante Mitteilungen sowie wichtige Informationen zu Fachthemen, Terminen, Veranstaltungen des ITVA an die E-Mail-Adresse der Mitglieder versandt.

Die Rechtsgrundlage hierfür ist Art. 6 Abs. 1 lit f) DS-GVO.

2.5   Zum Zweck der Eigenwerbung des ITVA wird Werbung für eigene, in Zusammenarbeit mit Kooperationspartnern oder von fachverwandten Vereinen und Institutionen an die E-Mail-Adresse der Mitglieder versandt.

Die Rechtsgrundlage hierfür ist Art. 6 Abs. 1 lit f) DS-GVO.

2.6   Zum Zweck der Bearbeitung allgemeiner Kontaktanfragen unter Nutzung der Kontaktformulare auf unseren Websites, per E-Mail, Telefon oder Telefax erheben wir Titel, Vorname, Nachname, Firma, Anschrift, Telefonnummer (Festnetz und/oder Mobilfunk), Telefaxnummer, gültige E-Mail-Adresse, Ihre IP-Adresse (bei Kontaktaufnahme über unser Kon­taktformular auf der Homepage oder über E-Mail), die von Ihnen gewünschte Form der Kontaktaufnahme (z. B. E-Mail, Telefon, Telefax).

Die Erhebung dieser Daten erfolgt, um Sie als Anfragende/n identifizieren zu können und zur Korrespondenz mit Ihnen in der von Ihnen gewünschten Form.

Die Rechtsgrundlage hierfür ist Art. 6 Abs. 1 lit f) DS-GVO.

2.7  Zum Zweck der Außendarstellung werden Fotos von Mitgliedern/Veranstaltungen auf der Vereinswebsites www.itv-altlasten.de, www.altlastensymposium.de und im ITVA-Fachorgan „altlasten spektrum veröffentlicht.

Die Rechtsgrundlage hierfür ist Art. 6 Abs. 1 lit. a) DS-GVO.

3        Berechtigte Interessen des Vereins

  • Der ITVA übermittelt bei Bedarf im Rahmen von Kooperationsvereinbarungen ohne vertragliche oder sonstige Verpflichtung gem. 2.3 erhobene personenbezogene Daten (Titel, Vorname, Nachname, Firma, Teilneh­merInnenanschrift, ggf. zusätzliche Rechnungsanschrift, Telefonnummer, Telefaxnummer, gültige E-Mail-Adresse, Ihre IP-Adresse bei Kontaktaufnahme über unser Kontaktformular auf der Homepage oder über E-Mail bzw. bei Online-Anmeldung) an Kooperationspartner, um die ord­nungsgemäße Durchführung gemeinsamer Veranstaltungen zu ermöglichen.
  • Der ITVA hat ein berechtigtes Interesse daran, personenbezogene Daten Dritter, die dem Verein bekannt sind (z.B. Perso­nen, die an Veranstaltungen des ITVA teilnehmen), zum Zweck der Eigenwerbung zu verarbeiten.

4        Empfänger der personenbezogenen Daten

Wir übermitteln Ihre personenbezogenen Daten nur dann an Dritte, wenn dies gesetzlich erlaubt ist oder Sie eingewilligt haben. Empfänger Ihrer personenbezogenen Daten können Dienstleister sein, die wir zur Erfüllung unseres Vertrags beauftragen.

  • Der ITVA hat mit der Erich-Schmidt-Verlag GmbH & Co. KG einen Verlagsvertrag zum Zweck des Bezugs der Fachzeit­schrift altlasten spektrum geschlossen. Hierfür werden nach Bedarf Name, Vorname, Titel/Akad. Grad, Postanschrift, ggf. E-Mail-Adresse (bei Bezug des eJournals) an den Verlag übermittelt.
  • Der ITVA hat eine Wirtschaftsprüfer/Steuerberater-Kanzlei mit der Finanzbuchhaltung, dem Zahlungs­verkehr sowie der Steuerberatung beauftragt. Wir stellen der Kanzlei zu diesem Zweck die personenbezoge­nen Daten gem. Ziffer 2.1 bis 2.3 innerhalb der Datev-Buchhaltungssoftware der Datev e.G. zur Verfügung.
  • Das mit der Administration und Wartung der zur Verarbeitung personenbezogenen Daten eingesetzten Hard- und Software beauftragte Unternehmen kann im Rahmen seiner Tätigkeit Zugriff auf die personenbezogenen Daten gem. Ziffer 2.1 bis 2.3 erhalten.
  • Das mit dem Webhosting beauftragte Unternehmen kann im Zuge seiner ihrer Leistun­gen Zugriff auf personenbezogenen Daten gem. Ziffer 2.4 erhalten.
  • Der vom ITVA mit der Administration und Wartung der Vereinswebsites beauftragte Dienstleister kann im Rahmen sei­ner Tätigkeit Zugriff auf die personenbezogenen Daten gem. Ziffer 2.4 erhalten.

Nähere Informationen zu den von uns beauftragten Auftragsverarbeitern können Sie unter info(at)itv-altlasten.de oder in der ITVA-Geschäftsstelle, Invalidenstr. 34, 10115 Berlin, Tel: 030 48638280 erfragen.

5        Drittlandtransfer

Die Übermittlung von personenbezogenen Daten an ein Drittland oder eine internationale Organisation findet nicht statt und ist auch nicht geplant.

6        Speicherdauer

Die im Zusammenhang mit Ziffer 2.1 bis 2.7 von uns erhobenen personenbezogenen Daten werden bis zum Ablauf der gesetzli­chen Aufbewahrungspflicht für aufbewahrungspflichtige Geschäftsunterlagen gespeichert und danach gelöscht, es sei denn, dass wir nach Artikel 6 Abs. 1 S. 1 lit. c) DS-GVO aufgrund von steuer- und handelsrechtlichen Aufbewahrungs- und Dokumentationspflichten (aus HGB, StGB oder AO) zu einer längeren Speicherung verpflichtet sind oder Sie in eine darüber hinausgehende Speicherung nach Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. a) DS-GVO eingewilligt haben.

  • Die für den Bezug der Fachzeitschrift altlasten spektrum notwendigen Kontaktdaten (Name, Vorname, An­schrift/Dienstanschrift, ggf. E-Mail-Adresse) werden zu Beginn des auf den Austritt folgenden Kalenderjahres gelöscht.
  • Die für die fachliche Zusammenarbeit und den Informationsaustausch gem. Ziffer 2.4 und die Eigenwerbung gem. Ziffer 2.5 notwendigen Daten werden zu Beginn des auf den Austritt folgenden Kalenderjahres gelöscht.
  • Die im Zusammenhang mit der Bearbeitung Ihrer Kontaktanfrage gem. 2.6 erhobenen personenbezogenen Daten verbleiben bei uns, bis der Zweck für die Datenspeicherung entfällt (z.B. nach abgeschlossener Bearbeitung Ihrer Anfrage).
  • Im Falle des Widerrufs werden die Daten unverzüglich gelöscht.

7        Betroffenenrechte

Sie haben das Recht auf

  • Auskunft (Art. 15 DS-GVO) mit den Einschränkungen nach §§ 34, 35 BDSG-NEU,
  • Berichtigung (Art. 16 DS-GVO),
  • Löschung (Art. 17 DS-GVO),
  • Einschränkung der Verarbeitung (Art. 18 DS-GVO)
  • Datenübertragbarkeit (Art. 20 DS-GVO)
  • Beschwerde bei der zuständigen Datenschutz-Aufsichtsbehörde (Art. 77 DS-GVO):
    Berliner Beauf­tragte für Datenschutz und Informationsfreiheit, Friedrichstr. 219, 10969 Berlin, Telefon: 030 13889-0, Telefax: 030 2155050 , E-Mail: mailbox@datenschutz-berlin.de

Sie haben das Recht, Ihre datenschutzrechtliche Einwilligungserklärung jederzeit zu wider­rufen. Durch den Widerruf der Einwilli­gung wird die Rechtmäßigkeit der aufgrund der Einwilli­gung bis zum Widerruf erfolgten Verarbeitung nicht berührt.

Widerspruchsrechte

Sie haben ein einzelfallbezogenes Widerspruchsrecht (Art. 21 Abs. 1 DS-GVO) aus Gründen, die sich aus Ihrer beson­deren Situation ergeben und eine Datenverarbeitung nach Art. 6 Abs. 1 lit. e) und Art. 6 Abs. 1 lit. f) DS-GVO betreffen.

Ferner haben Sie ein Widerspruchsrecht gegen die Verarbeitung von Daten zu Werbezwecken (Art. 21 Abs. 2 DS-GVO), das sog. Werbewiderspruchsrecht. Sie können einer werblichen Nutzung Ihrer Daten jederzeit mit Wirkung für die Zukunft unter den o.a. Kontaktdaten (s. Ziffer 1.) widersprechen.

8        Pflicht zur Bereitstellung der Daten

Im Rahmen einer Vertragsbeziehung (Mitgliedschaft, Spende, sonstige Geschäftsverträge) müssen Sie diejenigen personenbe­zogenen Daten bereitstellen, die für die Aufnahme und Durchführung einer Geschäftsbeziehung und die Erfüllung der damit ver­bundenen vertraglichen Pflichten erforderlich sind oder zu deren Erhebung wir gesetzlich verpflichtet sind. Ohne diese Daten werden wir in der Regel den Abschluss des Vertrages oder die Ausführung des Auftrages ablehnen müssen oder einen beste­henden Vertrag nicht mehr durchführen können und ggf. beenden müssen.